流程電子化 工廠年省百萬
子產品生產商GRE(金駿電子實業)董事長馬健儀和董事(資訊系統)馬家揚表示， 90年代末期，該公司趨向產品多元化，並由一家廠房發展至三家，連同香港和美國，共有五個營運地點，即發覺溝通的限制漸多，不及以往有效率。
流程失誤 無人負責
「流程去了那裏不知道，文件去了那裏失掉又不知道，...。試過好幾次，因為出錯而失了訂 單，但誰人應該負責卻找不到。雖然想鬧，但每個工程師都同時參與幾個project，怎忍心鬧?」馬家揚說。
但馬健儀表示，分散營運地點，卻又是必須的。「因為到了一定的規模，就要分散風險，不 將有雞蛋放在同一家廠。而且廠房愈往西移，工資愈便宜，也是一個考慮。」
因為在2000年，GRE接受了IBM的合作伙伴Wincas的建議，決定將多種流程電子化。GRE採用了 IBM的Lotus
Notes軟件（最早推出的工作流程管理軟失之一）。Lotus Notes的特點是，可以在同一個介面內處理電郵和各種流程。
採Lotus Notes軟件
由於設定流程須進行一些編程工作（使用Lotus Programming程式語言），所以GRE初時是聘請 Wincas來設定那些流程。但當後者設定了好幾個流程後，GRE的資訊系統部門員工即可當作
範本（temlpate）使用，稍加修改即可，因此，很快已可以自行設定。
馬家揚表示，工作流程管理系統的最大優點是，進度和權責清晰而且所有進度都有時間可翻查 （time stamp）；對於牽涉多人和多個部門的戶業來說，優點尤其明顯。
決定迅速 利追回款項
現時，他們會將有瑕疪的物料或零部件拍下數碼相片，然後透過Lotus Notes傳遞那張報告表和相片，由每一個部門的人填寫相應的欄位（系統限制了每個部門的權限）迅速達成共同決定，再通知供應商和會計部。
「例如，這批零件要篩選，或者要挫一下才能使用。我們就可以盡快通知供應商，每件零件要扣多少錢，你是否同意；同意的話，即通知會計部付款，不同意就...」
「採用工作流程管理系統後，每件至少從供應商處扣回50萬至100萬元!其他行家聽到，也奇怪我們如何做到。」馬健儀和馬家揚解釋，這是因為要向供應商扣錢，時間是很重要。
若遲了一段時間才提出的話，對方就未必願意。
製造業產品設計建造業最受用
大型製造業不是普遍都用採用ERP（企業資源管理）系統或MRP（製造業資源管理）系統嗎？為什麼還需要工作流程管理系統？
「不錯，我們的確早已採用ERP系統。但ERP系統的設計始終是比較一般性的，並非為每家公司而度身訂做。ERP或MRP系統相當欠缺彈性，並不可以自行增加一些流程或修改一些東西」。馬家揚說。
「若真的要改，亦一定要找軟件開發商，而且費用非常驚人。這就好比Windows，微軟會否為了你而修改Windows?」
「即使真的請軟件開發商修改ERP系統，要說到它明白我們的要求也極化時間。因為它始終是外人，不是在公司內打工。」馬健儀說。「
但採用Lotus Notes卻不同，它可以補ERP的不足，將一些細節的東西設定成流程，亦可以從ERP系統中存取資料。」馬家揚說。「現在，
就連貨倉部的主管也主動提出，想公司為該部門設一個workflow！」
補足ERP 設流程僅三個月
馬健儀表示，他們一般只須兩人工作兩，三個月，即能設定一個流程。「程式編寫的時間並不太久，只須拿幾個範本修改便可。最花時間的，反而是
conceptualize(概念化)有關流程，以迎合不同部門的要求，以及協調它們達成共識，繼而進行測行和培訓。」
GRE已計劃將工作流程管理系統與客戶連接。由於客戶未必是使用Lotus Nots，所以計劃讓客戶以Internet Explorer來處理工作流程。
些外，一些保安技術亦需要雙方達成協議。
馬家揚認為，原則上，差不多所有公司都有用得?工作流程管理系統的地方。因為簡單至員工請假或
取回公幹支出等人事管理流，都可以採用工作流程管理系統來處理。但當中，以項目為基礎（project base）的公司會最受惠，包括製造業，產品設計，建築業等。
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